Contexte et définition du poste

L’Assistant Administratif et Financier aura pour missions les tâches suivantes :

COMPTABILITE

• Saisie les pièces comptables dans les journaux de banque et caisse ;
• Etablit les chèques et envoi pour signature
• Etablit les remises de chèques ;
• S’assure de la bonne tenue du classement des pièces comptables ;
• S’assure de la bonne tenue des archives comptables ;
• S’assure du bon suivi de la trésorerie ;

RH

• Assure le bon suivi du tableau des congés ,absence etc;
• Etablit les ordres de virement etc ;

GESTION COURANTE

• Assure l’accueil téléphonique ;
• Gère les fournitures d'entretien / bureau ;
• Suit les missions confiées au coursier ;
• S’assure de la bonne tenue des archives globales
• S’assure du bon suivi budgétaire validé à AG

COTISATIONS/RECOUVREMENT

• Envoie les appels à cotisation ;
• Suit et s’assure de la bonne tenue du tableau des cotisations
• Saisi la réception des chèques
• Etablit les reçus
• Fait une relance téléphonique / mail

GESTION ADMINISTRATIVE

• S’assure de la conformité / mise à jour / classement des documents administratifs (NINEA, RCS, Assurances, etc.)

GESTION DES MEMBRES - EVENEMENTS

• Mise à jour de la liste des membres (téléphone, adresse, etc.)
• Demandes de visas : suivant convention, envoie au consulat
• Gère les listes d’inscriptions
• Inscription à l’assemblée générale + gestion des pouvoirs
• Inscription aux différents évènements (matinale, déjeuner, etc.)
• Gère la configuration de la salle
• Gère l'intendance : pdj, déjeuner, resa, etc.

Profil recherché

DIPLÔMES ET EXPERIENCES

Diplôme universitaire (Licence) ou Diplôme en gestion administrative et financière.

• Minimum de 2 ans d’expérience, dans un poste similaire.
• Connaissance des principes et des règles de gestion administrative et comptables
• Très bonnes compétences en informatique: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Bonnes connaissances du français (écrit et oral)

COMPETENCES RECHERCHEES 

• Communication courtoise, respectueuse et ouverte 
• Diplomatique 
• Excellente organisation
• Ponctualité
• Précision et attention aux détails
• Disponibilité et flexibilité ;
• Polyvalence
• Sens de responsabilité et capacité de travailler en équipe.
• Capacité à travailler de façon autonome, organisée et méthodique.
• Forte motivation et initiative