RESPONSABLE ADMINISTRATION DES VENTES

Contexte du recrutement et définition de poste

 

1. PRESENTATION DU CLIENT

Le Client est une société évoluant dans le secteur immobilier dans plusieurs pays d’Afrique. Il poursuit son ambition de croissance dans les pays de l’Afrique de l’Ouest afin de proposer des solutions de logement durable et moderne.

2. MISSIONS

Dans le cadre de sa fonction le(la) candidat(e) sélectionné(e) aura à sa charge le pilotage stratégique, la supervision centrale et la sécurisation de l’ensemble du dispositif ADV.

Il/elle garantira la maîtrise des process, la conformité juridique, la performance opérationnelle et la fiabilité des données, depuis la réservation jusqu’à la livraison des biens et la clôture administrative des opérations.

Il/elle jouera un rôle clé d’interface entre les équipes techniques, commerciales, juridiques, financières, notariales et la Direction Générale, dans une logique de sécurisation du chiffre d’affaires, de réduction des risques et d’amélioration continue.

D’autres missions s’ajouteront à savoir :

1. Supervision du stock & coordination avec les équipes techniques

·       Superviser, en lien étroit avec les équipes techniques, la fiabilisation du stock commercial.

·       Vérifier la concordance entre le stock commercial, les plans d’exécution, les plans de vente et les documents techniques.

·       Contrôler la cohérence des surfaces, typologies, affectations et numérotations des lots avant toute mise en commercialisation.

·        Valider les plans de vente, plans de masse, plans d’étages et fiches techniques commerciales.

·        Assurer la mise à jour régulière du stock dans l’ERP et le CRM, en lien avec l’évolution des chantiers.

·       Sécuriser le lien entre les documents techniques et les documents contractuels (CDV, notices, plans annexés…).

 

2. Pilotage central des opérations ADV

·       Superviser l’ensemble des services ADV projets

·       Organiser et harmoniser les pratiques ADV sur tous les programmes

·       Garantir la fluidité du parcours client administratif, de la réservation à la livraison

·       Mettre en place des standards ADV groupe

 

3. Maîtrise des process & sécurisation juridique

·       Définir, formaliser et faire évoluer les process ADV

·       Superviser et valider :

o   Contrats de réservation

o   CDV

o   Actes notariés

o   Mainlevées

o   Procédures de livraison

·       Prévenir les risques juridiques et contractuels

·       Être l’interlocuteur central des notaires et conseils juridiques

 

4. Management des équipes ADV

·       Encadrer les Chefs de service ADV et Chargé(e)s ADV

·       Fixer les objectifs, évaluer la performance, renforcer les compétences

·       Instaurer une culture de rigueur, de délais et de responsabilité

·       Structurer les plans de formation ADV & juridique

 

5. Pilotage des livraisons & mainlevées

·       Superviser les plannings de livraison

·       Valider les tableaux de bord livraisons hebdomadaires

·       Superviser les démarches de mainlevée auprès des banques

·       Sécuriser les notifications clients

 

6. Suivi des remboursements & coordination externe

·       Superviser :

o   Les remboursements clients

o   Listing chèques

o   Relations avec banques et huissiers

·       Sécuriser les procédures de restitution clients

 

7. Digitalisation & outils IT

·       Être le/la référent(e) fonctionnel(le) des outils :

o   ERP

o   Outils digitaux de gestion de l’administration des ventes

·       Superviser :

o   Qualité des données

o   Archivage numérique

o   Sécurité des accès

·       Mettre en place des tableaux de bord automatisés de pilotage

 

8. Reporting Direction Générale

·       Produire les reportings consolidés :

o   Réservations

o   Contrats

o   Livraisons

o   Mainlevées

o   Litiges

o   Remboursements

·       Alerter la Direction Générale sur les risques ADV

Profil recherché

 

1. PROFIL RECHERCHE

Le candidat recherché doit avoir le profil ci-après :

Niveau de diplôme requis : Bac+4/5 en Gestion, Droit, Finances.

Expérience requise :

·       8 à 12 ans d’expérience dans une fonction de responsable ADV, Responsable Administration Commerciale, Responsable Back-Office Ventes ou équivalent, idéalement dans un environnement structuré à fort volume transactionnel (immobilier, industrie, autonomie, distribution, service B2B)

·       Solide expérience dans la structuration, l’optimisation et la sécurisation des process ADV

·       Expérience avérée dans le pilotage d’équipes administratives, idéalement multi-projets ou multi-sites

·       Habitude de travail avec des partenaires externes (banques, juristes, auditeurs, prestataires externes)

·       Forte exposition à des environnements :

o   Réglementés

o   À forts enjeux financiers

o   Avec exigences élevées de conformité, de délais et de traçabilité

2. COMPETENCES ET CONNAISSANCES

Les compétences et connaissances identifiées pour la bonne tenue du poste sont notamment :

·     Leadership affirmé

·     Rigueur absolue

·     Esprit d’analyse et de structuration

·     Forte capacité de coordination interservices

 

3. CONSTITUTION ET DEPOT DE CANDIDATURE

Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Le dossier sera composé uniquement de :

·     Un Curriculum Vitae détaillé en français et/ou anglais (comprenant seulement des éléments liés au poste) ;

·     Une lettre de motivation en français et/ou anglais (Pas une répétition du CV !) ;

·     2 contacts de personnes de références, impérativement des employeurs précédents et/ou Supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses emails professionnelles).