OFFICE COORDINATOR / COORDINATEUR ADMINISTRATIF (H/F)

Contexte du recrutement et définition de poste

MISSIONS 

• Assist Country Manager with organization and coordination of any local support required for license administration and in-country operations.
• Assist Country Manager in liaising with MMPE / DGH, Government bodies Authorities and Partners.
• Take care of office front-desk for greeting and attending office visitors.
• Organise reception and distribution of all incoming and outgoing correspondences, as per internal procedures. This includes drafting of letters, translations, keeping records and archiving (paper and electronic copies).
•  Collect invoices from vendors and process as per company’s procedure.
•  Check regularly P.O. Box for incoming correspondences.
• Assign daily tasks to driver(s) or pool of drivers.
•  Collate and issue Daily Personnel in Country List (POB), if required.
• Coordination of personnel movements in-country (visitors, etc.), including preparation of LOI, organization of meet & greet and arranging hotel bookings, local transport, as needed.
• Ensure and coordinate general office housekeeping, maintenance, safety (eg. First aid kits, etc.) and security.
• Maintain appropriate stock of office supplies and keep equipment updated.
• Manage local contracts / vendors (ISP/ telecom, car rental, office cleaning, office lease, utility companies CIE and SODECI, insurances, etc.)
• Organization and coordination of ad hoc internal and external meetings (OCM, TCM, etc), workshops and any other events, including taking minutes at meetings (eg. OCM), as required.
• Participate actively in the ERP system implementation with HQ team.
• Coordinate all activities associated with Local Content Law, including branch registration to the ad hoc platform, liaison with the appropriate DGH department, assistance and coordination with vendors/suppliers and implementation of regular updates on the platform, etc.
•  Liaison with local communities as part of social projects (CSR) or EIA implementation, etc.
• Liaise with Corporate IT department regarding IT issues.
• Perform any other tasks allocated by the Country Manager.

MISSIONS

• Assister le responsable pays dans l’organisation et la coordination de tout soutien local nécessaire à la gestion des licences et aux opérations sur le territoire.
• Assister le responsable pays dans ses relations avec le MMPE / DGH, les instances gouvernementales et les partenaires.
• Assurer l’accueil et l’accompagnement des visiteurs au bureau.
• Organiser la réception et la distribution de toute la correspondance entrante et sortante, conformément aux procédures internes. Cela comprend la rédaction de lettres, les traductions, la tenue des registres et l’archivage (copies papier et électroniques).
• Collecter les factures des fournisseurs et les traiter conformément à la procédure de l’entreprise.
• Vérifier régulièrement la boîte postale pour le courrier entrant.
• Attribuer les tâches quotidiennes au(x) chauffeur(s) ou au pool de chauffeurs.
• Compiler et publier la liste quotidienne du personnel présent dans le pays (POB), si nécessaire.
• Coordonner les déplacements du personnel dans le pays (visiteurs, etc.), y compris la préparation des lettres d’intention (LOI), l’organisation de l’accueil et la gestion des réservations d’hôtel et des transports locaux, selon les besoins.
• Assurer et coordonner l’entretien général des locaux, la maintenance, la sécurité (par exemple, trousses de premiers secours, etc.) et la sûreté.
• Maintenir un stock adéquat de fournitures de bureau et veiller à la mise à jour du matériel.
• Gérer les contrats et les prestataires locaux (fournisseurs d’accès à Internet/télécommunications, location de voitures, nettoyage des bureaux, bail des locaux, services publics CIE et SODECI, assurances, etc.)
• Organiser et coordonner les réunions internes et externes ponctuelles (OCM, TCM, etc.), les ateliers et tout autre événement, y compris la rédaction des comptes rendus de réunion (par exemple, OCM), selon les besoins.
• Participer activement à la mise en œuvre du système ERP avec l’équipe du siège.
• Coordonner toutes les activités liées à la loi sur le contenu local, notamment l’enregistrement des succursales sur la plateforme dédiée, la liaison avec le service compétent de la DGH, l’assistance et la coordination avec les prestataires/fournisseurs, ainsi que la mise en œuvre de mises à jour régulières sur la plateforme, etc.
• Assurer la liaison avec les communautés locales dans le cadre de projets sociaux (RSE) ou de la mise en œuvre d’EIE, etc.
• Assurer la liaison avec le service informatique du siège concernant les problèmes informatiques.
• Effectuer toute autre tâche confiée par le directeur national.

Profil recherché

• Educated to degree standard
• Post-qualification experience in the O&G industry – minimum 5 years
• Experience with exploration operations
• Organised, proactive and reliable
• Able to work under minimal supervision
• Experience in expatriate environments preferred
• Experience in Ivory Coast is a must
• Must be fluent in French & English
• Excellent communication manner and outgoing personality
• Previous experience with Local Content Law would be a bonus
• Good knowledge of MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook

APPLICATION 

Only selected candidates will be contacted.
The application must include only :

• A detailed Curriculum Vitae in English (including only elements related to the position) ;
• A cover letter;
• 2 contacts of references, imperatively previous employers and/or hierarchical superiors (professional telephone numbers and professional email addresses).
• Infoline: oilandgas@servtec-international.com 

• Diplôme universitaire
• Expérience professionnelle dans le secteur pétrolier et gazier après l'obtention du diplôme – 5 ans minimum
• Expérience dans le domaine des opérations d'exploration
• Organisé(e), proactif(ve) et fiable
• Capable de travailler avec un minimum de supervision
• Expérience en milieu d’expatriation souhaitée
• Expérience en Côte d’Ivoire indispensable
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais
• Excellentes aptitudes à la communication et personnalité extravertie
• Une expérience préalable de la loi sur le contenu local serait un atout
• Bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  
  CANDIDATURE
  
  Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
  La candidature doit comprendre uniquement :
  
  Un curriculum vitae détaillé en anglais (ne mentionnant que les éléments liés au poste) ;
  Une lettre de motivation ;
  2 références, impérativement d’anciens employeurs et/ou de supérieurs hiérarchiques (numéros de téléphone professionnels et adresses e-mail professionnelles).
  Adresse de candidature : oilandgas@servtec-international.com